Scopo della procedura e contesto
normativo di riferimento
Definizioni
1.1 Campo di applicazione soggettivo: il
Segnalante
1.2
Campo di applicazione oggettivo: l’oggetto ed il contenuto della
Segnalazione
2. Canali di segnalazione
2.1 Il
soggetto Gestore delle Segnalazioni
2.2 Canali
di segnalazione interni
2.3 Canali
di segnalazione esterni
2.4 Divulgazione
pubblica
3. Gestione delle Segnalazioni pervenute
tramite canali di segnalazione interna
3.1 Invio
e ricezione della Segnalazione
3.2 Gestione
della Segnalazione
3.3 Archiviazione:
chiusura della Segnalazione e conservazione della documentazione
3.4 Conservazione
della documentazione
3.5 Casi
particolari
4. Protezione del Segnalante
5. Sistema sanzionatorio
Scopo della
procedura e contesto normativo di riferimento
Fidem s.r.l. (di seguito anche “FIDEM” o la “Società”),
svolge la propria attività nel rispetto delle leggi, regolamenti e normative
esterne ed interne, comprese linee guida e standard, sia nazionali sia
internazionali
La presente procedura ha lo scopo di implementare e disciplinare un sistema di segnalazioni di irregolarità nell’ambito dell’attività svolta dalla Società. In particolare, la procedura recepisce quanto previsto dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (il “Decreto Whistleblowing”) di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
La procedura è altresì conforme alla normativa in materia
di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al
Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile
2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al
trattamento dei dati personali.
Definizioni
Ai fini della presente Procedura, in conformità a quanto
previsto dalla normativa vigente, si intendono per:
-
«Violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che,
nell’ambito di un’attività professionale, imprenditoriale o di servizio, ledono
l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica;
-
«Informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi
i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di
elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la
persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico in ambito lavorativo,
nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
-
«Segnalazione»: la comunicazione scritta od orale di
informazioni sulle violazioni effettuata tramite canali di segnalazione interni
o esterni;
-
Segnalazione Whistleblowing: si tratta di segnalazione
di violazioni che consistono in comportamenti, atti od omissioni che ledono
l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato richiamate dall’art. 2,
comma 1, lett. a) del D. Lgs. 24/2023.
-
Segnalazione Ordinaria: segnalazione che non rientra
nel perimetro delle Segnalazioni Whistleblowing per l’ambito oggettivo o
soggettivo, cioè le segnalazioni inerenti a temi diversi da quelli specificati
al par. 1.2 o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 1.1
della Procedura o che presentino uno dei requisiti di esclusione previsti dal
D. Lgs. 24/2023 o per le quali il Segnalante non abbia dichiarato la propria
identità o non abbia dichiarato di voler beneficiare della riservatezza della
sua identità e di avvalersi delle tutele previste dal D. Lgs.
24/2023.
-
«Segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od
orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite i canali di
segnalazione interni;
-
«Segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od
orale, delle informazioni sulle violazioni, effettuata tramite il canale di
segnalazione attivato dalle autorità nazionali competenti (ANAC –
https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing). La Segnalazione esterna non
può riguardare le violazioni del D. Lgs. 231/2001 a meno che non possano
rientrare in una violazione per cui è ammessa la Segnalazione esterna (ad
esempio, violazione degli interessi finanziari dell’unione europea);
-
«Divulgazione pubblica»: rendere di pubblico dominio
informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque
tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di
persone; La Divulgazione pubblica non può riguardare le violazioni del D. Lgs.
231/2001 a meno che non possano rientrare in una violazione per cui è ammessa
la Segnalazione esterna (ad esempio, violazione degli interessi finanziari
dell’unione europea),
-
“Segnalante»: la persona fisica che effettua la
Segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni
acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo
-
«Facilitatore»: la persona fisica che assiste il
Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo
contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
-
«Contesto lavorativo»: le attività lavorative o
professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla
natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e
nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di Segnalazione
o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
-
«Persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica
menzionata nella Segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione
pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona
comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
-
«Ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od
omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della
Segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della
divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante o alla
persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno
ingiusto;
-
«Riscontro»: comunicazione al Segnalante di
informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla
Segnalazione;
-
«Azioni di follow-up»: le azioni intraprese dal
soggetto cui è affidata la gestione del canale di Segnalazione per valutare la
sussistenza dei fatti segnalati, intraprendere ulteriori azioni contro la
violazione segnalata e chiudere la procedura.
1. Campo di applicazione
1.1. Campo
di applicazione soggettivo: il Segnalante I soggetti che possono
effettuare Segnalazioni sono:
-
coloro che ricoprono funzioni di rappresentanza,
amministrazione o direzione, o che esercitano, anche di fatto, la gestione e il
controllo delle attività aziendali;
-
tutti i dipendenti, a prescindere dal relativo
inquadramento contrattuale, nonché candidati ed ex-dipendenti,
-
coloro che cooperano e collaborano con la Società – a
qualsiasi titolo – nel perseguimento dei loro obiettivi;
-
chiunque intrattenga con la Società rapporti d’affari
(ad es. collaboratori, clienti, agenti, partner commerciali, etc.);
-
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti,
che prestano la propria attività presso la Società.
1.2 Campo di applicazione oggettivo: l’oggetto ed
il contenuto della Segnalazione La
presente Procedura si applica a tutte le Segnalazioni pervenute tramite i
canali di seguito individuati.
Le Segnalazioni possono essere ricondotte a due
macrocategorie: “Segnalazioni whistleblowing” e “Segnalazioni ordinarie”.
Le cd. “Segnalazioni whistleblowing” sono
esclusivamente le Segnalazioni aventi ad oggetto:
1.
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione
degli atti dell’Unione europea o nazionali che costituiscono attuazione degli
atti dell’Unione Europea indicati nella Direttiva UE n. 1937/2019, relativi ai
seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e
prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e
conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute
e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela
della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei
sistemi informativi;
2.
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari
dell’Unione di cui all’art. 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione
europea specificati nel diritto derivato pertinente;
3.
atti od omissioni riguardanti il mercato interno,
comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di
concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato
interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposte sulle
società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica
l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposte sulla
società;
4.
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la
finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei suddetti settori.
Sono Segnalazioni
whistleblowing anche quelle aventi ad oggetto:
1. condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8
giugno 2001, n. 231 2. violazioni dei Modelli di Organizzazione e Gestione adottati ai
sensi del D.Lgs. n.
231/2001.
Tali Segnalazioni devono avere ad oggetto
comportamenti, atti od omissioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza
nell’ambito dei rapporti lavorativi intercorrenti con FIDEM.
Le Segnalazioni non possono consistere in
rivendicazioni, contestazioni, richieste di carattere personale della persona
segnalante relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro,
ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente
sovraordinate.
Le cd. “Segnalazioni ordinarie” sono le
Segnalazioni che non rientrano nel perimetro delle Segnalazioni whistleblowing
per ambito oggettivo o soggettivo, ovvero le Segnalazioni pervenute da soggetti
diversi da quelli indicati al par. 1.1 della presente Procedura o inerenti a
temi diversi da quelli sopra indicati.
Anche le Segnalazioni Ordinarie verranno gestite tutelando
la riservatezza dell’identità del Segnalante nel rispetto delle disposizioni
del Modello 231 e della presente Procedura.
Indipendentemente dalla natura “whistleblowing” o
“ordinaria”, ogni Segnalazione deve contenere i seguenti elementi:
§ la
descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
§ le
circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
§ le
generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i
che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
§ l’indicazione
di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di
segnalazione;
§ ogni
altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza
dei fatti segnalati.
Nota bene: è
utile anche allegare i documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei
fatti oggetto di segnalazione.
Le Segnalazioni non possono riguardare notizie palesemente
prive di fondamento, informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico,
nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni
scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).
2. Canali di segnalazione
2.1 Il soggetto Gestore delle Segnalazioni
La ricezione e gestione delle Segnalazioni sono affidate ad
un soggetto interno alla Società, autonomo e dotato di specifica expertise
nella gestione dei canali e delle segnalazioni (di seguito, “Gestore”). In
particolare, il Gestore è identificato nel: Responsabile
Compliance
Nel caso in cui il Segnalante ritenga che il Gestore sia in
conflitto d’interessi rispetto alla Segnalazione, potrà rivolgersi ai
componenti esterni dell’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D. Lgs.
231/2001. Il Segnalante potrà attivare tale opzione attraverso la piattaforma
di cui al successivo paragrafo 2.2.
2.2 Canali di segnalazione interni
FIDEM ha istituito canali di segnalazione, in forma scritta
ed in forma orale, che garantiscono la riservatezza dell’identità del
Segnalante, della persona coinvolta, nonché del contenuto della Segnalazione e
della relativa documentazione.
In particolare, la Società ha istituito due canali di
segnalazione che possono essere alternativamente utilizzati dai Segnalanti:
Canale di segnalazione in forma scritta:
piattaforma “FIDEM Segnalazioni”.
FIDEM ha attivato un canale informatico accessibile da
qualsiasi browser (anche da dispositivi mobili) che consente di inviare
Segnalazioni al Gestore per iscritto ed è disponibile al seguente link: https://fidem5.trusty.report/.
Lo strumento offre le più ampie garanzie
di riservatezza per la persona segnalante.
La piattaforma di segnalazione, dotata di misure di
sicurezza tecniche adeguate agli standard di cui all’art. 32 GDPR, risiede su
server – situato nell’Unione Europea – di un soggetto terzo e prevede un
percorso guidato per il Segnalante che consentirà allo stesso di inserire le
informazioni necessarie per la ricostruzione e valutazione dei fatti e
l’utilizzo di misure di crittografia, che garantiscono la riservatezza non solo
del Segnalante, ma anche del Facilitatore, della persona coinvolta o comunque
menzionata nella Segnalazione nonché del contenuto della Segnalazione e della
documentazione.
Canale
di segnalazione in forma orale:
La Società ha inoltre attivato un canale di tipo orale
consistente in un contatto telefonico reperibile nelle fasce orarie 9.30 –
17.30 dal lunedì al venerdì, giorni festivi esclusi. La Segnalazione potrà,
essere formulata prendendo un appuntamento contattando direttamente il
Responsabile Compliance, al n.: + 39
3381721296
2.3 Canali di segnalazione esterni
Il Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna
esclusivamente per le condotte che rientrano nell’ambito di applicazione degli
atti dell’Unione Europea indicati dalle disposizioni nazionali come precisato
al par. 1.2 della presente Procedura, purché – al momento della Segnalazione –
ricorra una delle seguenti condizioni:
1.
non sia stato attivato il canale segnalazione interna
o, se attivato, il canale posto a disposizione del Segnalante non sia conforme
a quanto richiesto dalla normativa;
2.
è già stata effettuata una Segnalazione interna e la
stessa non ha avuto seguito;
3.
il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se
effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace
seguito ovvero che la stessa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
4.
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la
violazione può costituire un pericolo immanente o palese per il pubblico
interesse.
Il canale di Segnalazione esterna è attivato presso l’ANAC,
la quale pubblica sul proprio sito internet, in una sezione dedicata e
facilmente accessibile, le informazioni necessarie per l’invio della
Segnalazione.
2.4 Divulgazione pubblica
Il Segnalante può effettuare una divulgazione pubblica
rendendo di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o
altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
La protezione per colui che effettua una
divulgazione pubblica ai sensi del D. Lgs. n.
24/2023 ricorre qualora sussista una delle
seguenti condizioni:
-
il Segnalante ha previamente effettuato una
Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una
Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste per le
Segnalazioni interne ed esterne e non è stato dato riscontro nei termini
previsti dalla normativa in merito alle misure previste o adottate per dare
seguito alle Segnalazioni;
-
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la
violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico
interesse;
-
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la
Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non
avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso
concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure
in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere
colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
3. Gestione delle Segnalazioni pervenute tramite canali
di segnalazione interna
3.1. Invio e ricezione della Segnalazione
Le Segnalazioni saranno ricevute attraverso i canali
dedicati, puntualmente individuati al par. 2.2. della presente Procedura.
3.1.1. Segnalazioni in forma scritta
Con particolare riferimento al canale di segnalazione in
forma scritta, FIDEM ha adottato un’unica piattaforma di segnalazione (FIDEM Segnalazioni),
disponibile al seguente indirizzo: https://fidem5.trusty.report.
In caso di utilizzo della piattaforma, il Segnalante dovrà
rispondere ad alcune domande, aperte e chiuse, che permetteranno al Gestore di
approfondire l’oggetto della stessa.
La piattaforma consente anche di effettuare l’upload della
documentazione che il Segnalante ritiene opportuno portare all’attenzione del
Gestore a supporto della propria Segnalazione.
Lo strumento consente, inoltre, l’interazione tra il
Segnalante e il Gestore della segnalazione, al fine di approfondire i temi
oggetto di comunicazione o integrare/rettificare le informazioni
precedentemente rese.
La Piattaforma consente, altresì, al Segnalante di essere
sempre tempestivamente aggiornato sullo stato della Segnalazione trasmessa.
Al termine della procedura di segnalazione la Piattaforma,
infatti, fornirà al Segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso
di accedere al sistema e, pertanto, alla propria Segnalazione per:
•
monitorarne lo stato di avanzamento;
•
integrare la propria Segnalazione con ulteriori
elementi fattuali o altra documentazione;
•
avere un contatto diretto con il Gestore
avviando anche un eventuale scambio di richieste e informazioni; ottenere il Riscontro dal Gestore.
La perdita del codice non ha effetti sulla Segnalazione,
che sarà comunque processata nei tempi e nei modi stabiliti dalla presente
Procedura.
La disponibilità del codice è essenziale per poter
accedere in qualsiasi istante alla propria Segnalazione, al fine di monitorare
lo stato di avanzamento e per fornire informazioni ulteriori rispetto a quanto
già segnalato. In mancanza dello stesso, tali operazioni non saranno
disponibili.
In tali casi, per motivi di riservatezza, il codice
correlato a ciascuna Segnalazione non potrà essere recuperato in alcun modo.
Ove si ritenga opportuno fornire nuove informazioni di cui si è avuta
conoscenza o conoscere gli esiti dell’istruttoria, è comunque possibile aprire
una nuova Segnalazione.
3.1.2 Segnalazioni in forma orale
Con particolare riferimento al canale di segnalazione in
forma orale, potrà essere contattato direttamente il Gestore al seguente numero
telefonico:
+ 39 3381721296.
Le Segnalazioni o le richieste di appuntamento saranno
ricevute nelle seguenti fasce orarie: dalle ore 9.30 alle ore 17.30, dal lunedì
al venerdì, giorni festivi esclusi.
Durante la telefonata, il Segnalante dovrà concordare con
il Gestore l’appuntamento per effettuare la Segnalazione che sarà fissato entro
15 giorni dal primo contatto.
Nel corso dell’appuntamento telefonico/video, il Gestore
richiederà al Segnalante le informazioni necessarie per acquisire e valutare la
Segnalazione, in accordo ai quesiti già disponibili sulla Piattaforma online, e
avrà cura di registrarle in essa. Completata la registrazione, il Gestore
comunicherà al Segnalante il codice di 16 cifre automaticamente generato dalla
Piattaforma, attraverso cui il Segnalante potrà successivamente autonomamente
accedere per monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione e
interloquire con il Gestore.
Nel caso di incontro in presenza, la Segnalazione potrà
essere raccolta e verbalizzata in un documento verificato e sottoscritto dal
Segnalante e/o la Segnalazione sarà registrata in Piattaforma nel corso
dell’incontro.
3.2 Gestione della Segnalazione
Le attività di gestione sono eseguite in
accordo alle seguenti tempistiche:
1.
entro 7 giorni dal ricevimento della Segnalazione: il
Gestore avrà cura di inviare al Segnalante un avviso di ricevimento della
Segnalazione, utilizzando il canale della segnalazione; nel caso di
Segnalazione orale, il ricevimento della Segnalazione coincide con la
comunicazione del codice di 16 cifre necessario per accedere alla Segnalazione
caricata in Piattaforma.
2.
il Gestore avvia la fase di istruttoria e classifica la
Segnalazione come Whistleblowing o Ordinaria. Con riferimento alle sole
Segnalazioni Ordinarie, laddove vi sia altra funzione aziendale competente o la
stessa sia di competenza dell’Organismo di Vigilanza, il Gestore provvede
contestualmente all’inoltro della stessa, adottando misure idonee a garantire
la riservatezza dell’identità del Segnalante. Diversamente, procederà alla
gestione della stessa come da Procedura;
3.
entro 3 mesi, decorrenti dalla data di avviso di
ricevimento: il Gestore fornisce un riscontro al Segnalante.
Il Gestore dà diligente seguito alla Segnalazione,
svolgendo l’attività di verifica della fondatezza con pieno accesso a qualsiasi
informazione necessaria per lo svolgimento del compito.
Ai fini dell’attività di verifica, il Gestore potrà
conferire mandato di approfondimento ad uffici interni e/o a soggetti terzi,
avendo cura di:
•
conferire mandato formale, definendo il
perimetro di azione e precisando le informazioni che intende ottenere
dall’approfondimento richiesto;
•
omettere qualsiasi informazione che possa, anche
indirettamente, ricondurre all’identità del Segnalante o al contenuto della
Segnalazione;
•
omettere qualsiasi informazione relativa al
Segnalato, laddove non strettamente necessaria al corretto svolgimento
dell’incarico affidato;
•
ribadire al soggetto incaricato l’obbligo di
riservatezza dei dati trattati (nel caso di soggetti esterni, detto obbligo
dovrà essere formalizzato).
Nelle ipotesi in cui per ragioni istruttorie si renda
necessario rendere edotti del contenuto della Segnalazione e/o della
documentazione ad essa allegata altri soggetti, il Gestore provvede ad oscurare
i dati personali del Segnalante, nonché degli altri soggetti la cui identità
deve essere riservata (quali, il Facilitatore, il Segnalato, le altre persone
menzionate nella Segnalazione).
In ogni caso le generalità del Segnalante e qualsiasi
altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale
identità, non verranno rivelate a soggetti terzi diversi dal Gestore senza il
consenso del Segnalante, fatte salve le ipotesi eccezionali di seguito
dettagliate:
a.
nell’ambito del procedimento dinnanzi alla Corte dei
Conti, l’identità del Segnalante può essere rivelata successivamente alla
chiusura della fase istruttoria;
b.
nell’ambito del procedimento penale, l’identità della
persona Segnalante è coperta dal segreto ex art. 329 c.p.p. sino alla
conclusione delle indagini preliminari e, pertanto, soggiace alla disciplina
codicistica prevista in materia.
Nell’ambito del procedimento disciplinare
a carico del Segnalato:
1.
l’identità del Segnalante non può essere rivelata ove
la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti
distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla
stessa;
2.
qualora la Segnalazione sia fondata in tutto o in parte
sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia
indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile
nel procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della
persona Segnalante alla rivelazione della propria identità.
3.3 Archiviazione: chiusura della
Segnalazione e conservazione della documentazione
All’esito dell’istruttoria, il Gestore redigerà una
relazione prendendo uno o più dei seguenti provvedimenti:
•
archiviazione della Segnalazione per
insufficienza di elementi;
•
archiviazione della Segnalazione per irrilevanza
dei fatti segnalati;
•
proposta di modifica al Modello di
Organizzazione, Gestione e Controllo e/o al Codice Etico o ad altre procedure
interne;
•
proposta di avvio di procedimenti disciplinari o
sanzionatori - conformemente a quanto previsto dal sistema disciplinare e
sanzionatorio vigente - nei confronti dei soggetti Segnalati e di cui sia stata
riconosciuta la commissione di una violazione, illecito o irregolarità;
•
proposta di avvio di procedimenti disciplinari o
sanzionatori - conformemente a quanto previsto sistema disciplinare e
sanzionatorio vigente e dalla presente Procedura – nei confronti dei Segnalanti
che abbiano effettuato Segnalazioni infondate, basate su circostanze fattuali
non vere ed effettuate con dolo o colpa grave.
3.4 Conservazione della documentazione
Conformemente a quanto previsto dalla normativa vigente, la
Segnalazione e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo
strettamente necessario alla gestione della stessa.
La conservazione sarà eseguita per massimo 5 anni dalla
chiusura del processo di gestione.
La Segnalazione e i relativi documenti saranno conservati
nella Piattaforma per i tempi sopra indicati.
L’eventuale documentazione utilizzata nel corso
dell’istruttoria (registrazioni, verbali, documentazione raccolta etc.) sarà
conservata a cura del Gestore.
3.5 Casi particolari
3.5.1 Segnalazioni anonime
Trattasi delle Segnalazioni da cui non è possibile ricavare
l’identità del Segnalante.
Al fine di promuovere un utilizzo diffuso dei canali
istituiti, FIDEM accetta Segnalazioni anonime, purché circostanziate. Tuttavia,
al fine di facilitare la fase istruttoria, si incoraggia il ricorso a
Segnalazioni nominative, ricordando che le modalità di gestione sono state
progettate al fine di garantire la massima riservatezza del Segnalante, nel
pieno rispetto della normativa vigente.
Le Segnalazioni anonime, a condizione che siano
sufficientemente circostanziate e precise da consentire lo svolgimento
dell’attività istruttoria, saranno acquisite e analizzate dal Gestore come
Segnalazioni ordinarie. Alle stesse si darà seguito solo se, ad esito
dell’istruttoria, si ottengano riscontri tali sa supportare una contestazione
prescindendo dal contenuto della Segnalazione anonima.
Non troveranno applicazione le garanzie e tutele previste
per le cd. Segnalazioni whistleblowing, se non nel caso in cui il Segnalante
dovesse successivamente essere identificato e dovesse subire una ritorsione.
3.5.2 Segnalazioni ricevute da soggetti diversi
dal Gestore e Segnalazioni di
Ritorsioni
Nell’ipotesi in cui una Segnalazione sia ricevuta da un
soggetto diverso dal Gestore, è onere del ricevente:
i.
trattare le informazioni di cui ha avuto conoscenza con
modalità idonee a garantirne la piena riservatezza;
ii.
contattare il Gestore – tramite canale orale – al fine
di ricevere istruzioni circa le modalità di trasmissione della Segnalazione
erroneamente pervenuta;
iii.
trasmettere la Segnalazione al Gestore, senza ritardo;
iv.
successivamente alla comunicazione al Gestore,
eliminare la Segnalazione dai propri dispositivi.
N.B.:
Chiunque – compreso il Gestore - dovesse ricevere una Segnalazione circa
Ritorsioni, è tenuto a
trasmettere la stessa
ad ANAC -
https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
4. Protezione del Segnalante
FIDEM si impegna a garantire la protezione da qualsiasi
atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretto o indiretto, nei
confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente,
alla Segnalazione.
A titolo esemplificativo, ogni Segnalante
è tutelato nei casi di:
a.
licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
b.
retrocessione di grado o mancata promozione;
c.
mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro,
riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro;
d.
sospensione della formazione o qualsiasi restrizione
dell'accesso alla stessa;
e.
note di merito negative o referenze negative;
f.
adozione di misure disciplinari o di altra sanzione,
anche pecuniaria;
g.
coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
h.
discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
i.
mancata conversione di un contratto di lavoro a termine
in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse
una legittima aspettativa a detta conversione;
j.
mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un
contratto di lavoro a termine;
k.
danni, anche alla reputazione della persona, in
particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la
perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l.
inserimento in elenchi impropri sulla base di un
accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare
l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o
nell'industria in futuro;
m.
conclusione anticipata o annullamento del contratto di
fornitura di beni o servizi;
n.
annullamento di una licenza o di un permesso;
o.
richiesta di sottoposizione ad accertamenti
psichiatrici o medici;
p.
pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei
modi e nei tempi indicati;
q.
valutazione della performance artatamente negativa;
r.
revoca ingiustificata di incarichi;
s.
ingiustificato mancato conferimento di incarichi con
contestuale attribuzione ad altro soggetto;
t.
reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi);
u.
sospensione ingiustificata di brevetti, licenze, etc.
L’onere di dimostrare che tali condotte od atti sono
motivati da ragioni estranee alla Segnalazione, alla divulgazione pubblica o
alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.
La tutela trova applicazione laddove:
a.
al momento della Segnalazione o della denuncia
all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona
segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle
violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e
ricadessero nell’ambito di applicazione della cd. normativa whistleblowing;
b.
la Segnalazione o la divulgazione pubblica è stata
effettuata nel rispetto delle modalità descritte nel par. 3 relativo alle
modalità di effettuazione delle Segnalazioni.
1.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o a
denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua
protezione.
2.
La predetta tutela si applica ai Segnalanti e si
estende ai seguenti soggetti:
-
i Facilitatori;
-
le persone del medesimo contesto lavorativo della
persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità
giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica
e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro
il quarto grado;
-
i colleghi di lavoro della persona segnalante, di colui
che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che
ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto
lavorativo della stessa e che
hanno con detta persona un rapporto
abituale e corrente;
-
gli enti di proprietà della persona segnalante o della
persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha
effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano,
nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette
persone.
-
La tutela delle persone segnalanti si applica anche
qualora la Segnalazione avvenga nei seguenti casi:
-
quando il rapporto giuridico (ad es. rapporto di lavoro
subordinato, di collaborazione, di consulenza, di fornitura etc.) non è ancora
iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il
processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
-
durante il periodo di prova;
-
successivamente allo scioglimento del rapporto
giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso
del rapporto stesso.
La tutela non trova applicazione nei casi in cui è
accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della
persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i
medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile,
ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei di casi di dolo
o colpa grave.
5. Sistema sanzionatorio
Un sistema di segnalazione efficace deve
prevedere delle sanzioni nei confronti del
Segnalante, in caso di abuso dello strumento di
segnalazione, nei confronti dei Segnalati in caso di accertamento degli
illeciti segnalati, nei confronti del Gestore nel caso di mancato rispetto
della presente Procedura, nonché nei confronti di coloro i quali violano la
tutela della riservatezza del Segnalante e i divieti di ritorsione posti a
tutela del Segnalante.
Nel predetto sistema disciplinare, FIDEM ha, altresì,
previsto sanzioni nei confronti di coloro che si accertano responsabili dei
seguenti illeciti:
-
commissione di ritorsioni;
-
ostacolo o tentativo di ostacolo alla Segnalazione;
-
violazione dell’obbligo riservatezza;
-
mancata istituzione canali di segnalazione;
-
mancata adozione di procedure per l’effettuazione e la
gestione della
Segnalazione;
-
adozione di procedure non conformi alla normativa
nazionale di recepimento della Direttiva UE n. 1937/2019;
-
mancato svolgimento delle attività di verifica e di
analisi della Segnalazione;
-
responsabilità penale accertata del Segnalante, anche
con sentenza di condanna in primo grado, per i reati di diffamazione e
calunnia;
-
responsabilità civile del Segnalante, nei casi di dolo
o colpa grave, per i medesimi reati di cui sopra.
6. Protezione dei dati personali
Ogni Segnalazione può contenere cd. dati personali, ovvero
informazioni direttamente o indirettamente riconducibili ad una persona fisica.
La Società, in qualità di Titolare del trattamento,
assicura che le suddette attività di trattamento sono svolte coerentemente alle
prescrizioni del Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e delle normative nazionali
vigenti.
Con riferimento al Gestore delle Segnalazioni, FIDEM provvede
a conferire formale incarico per il trattamento dei dati personali attraverso
consegna di una lettera di designazione ex artt. 29 GDPR.
La lettera prevede specifiche istruzioni per il corretto
trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione e la puntuale
indicazione delle misure di sicurezza da applicare. Con riferimento alla
Piattaforma di segnalazione, il fornitore della Piattaforma ha sottoscritto
l’accordo sulla protezione dei dati ex art. 28 GDPR con il quale si impegna al
rispetto delle istruzioni fornite dalla Società.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 GDPR (il diritto
di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di
ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla
limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e
quello di opposizione al trattamento) possono essere esercitati nei limiti di
quanto previsto dalla normativa vigente, attraverso i canali indicati nelle
informative ex art. 13 GDPR rese disponibili tramite i canali di segnalazione e
specifica sezione dei siti web aziendali.